Mapilab Toolbox - Einstellungen File Fetch


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Aktuelle Version 3.4 von Mapilab Toolbox:
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Die Toolbox ist in deutsch, englisch und russisch erhältlich.



Anforderungen der  MAPILab Toolbox


  • Microsoft Outlook 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2002/XP;
  • Microsoft Windows 10, 8, 7, Vista, 2003, XP;








Mapilab Toolbox - 18 nützliche Outlook Erweiterungen


Einstellungen von File Fetch

Versand von Dateien auf Anfrage. Einstellungen dieses Bestandteils sind in die Regeln organisiert. Jede Regel bestimmt, nach welchen Schlüsselwörtern an welche Empfänger die Dateien verschickt werden. Um die Dateien auf Anfrage zu versenden, müssen Sie eine neue Regel erstellen. Dabei müssen Sie die Schlüsselwörter eingeben und welche Dateien an wen verschickt werden sollen. Für die Sicherheit können Sie die Dateien unter Eingabe des Passwortes archivieren. Das Passwort wird in den Parametern der Anlagen angegeben.

Wenn die Wortfolge oder das Kennwort in der Anfrage nicht denen in der Regel entsprechen, wird die nächste Regel benutzt. Wenn keine Regel der Anfrage entspricht, wird eine solche Anfrage ignoriert. In der Dateianfrage müssen Sie die Kenwortfolge, und optional Dateiname und das Kennwort eingeben. Dateiname und das Kennwort können Sie im Nachrichtentext eingeben. Wenn im Betreff der Nachricht alle notwendigen Parameter eingegeben sind, wird der Nachrichtentext ignoriert. Für die Sicherheit, empfehlen wir Ihnen die Dateien zu archivieren, und dabei das Passwort zu benutzen. File Fetch arbeitet in zwei Modi, abhängig davon, ob Sie dem Empfänger eine beliebige oder bestimmte Datei versenden wollen.

File Fetch
Allgemeine Einstellungen von File Fetch

Erweiterte Einstellungen von File Fetch
  

Format der Dateianfrage:

Wenn Sie in den Regeleinstellungen "Beliebige Dateien" gewählt haben
Wenn Sie die Parameter in der Betreffzeile eingeben, muss die Anfrage folgende Form haben:
Für die Betreffzeile*: Wortfolge [Kennwort] Datei_name
Wenn Sie die Parameter im Nachrichtentext eingeben, muss die Anfrage folgende Form haben:
Für die Betreffzeile*: Wortfolge
Für den Text*:
[Password: Kennwort]
File: Datei_name
Wenn Sie in den Regeleinstellungen "Ausgewählte Dateien" gewählt haben
Wenn Sie die Parameter in der Betreffszeile eingeben, muss die Anfrage folgende Form haben:
Für die Betreffzeile*: Wortfolge
Wenn Sie die Parameter im Nachrichtentext eingeben, muss die Anfrage folgende Form haben:
Für die Betreffzeile*: Wortfolge
Für den Text*:
[Password: Kennwort]
Alle Patermeter der Dateianfrage werden ohne Klammern und Anführungszeichen eingegeben. In rechteckigen Klammern stehen die optionalen Angaben.
"Wortfolge" - Ihre Kennwortfolge, die in den Regeleinstellungen eingegeben ist
"Kennwort" - optionale Angabe, die im Fenster "Erweitert" im Bereich "Sicherheit" angegeben ist
"Datei_name" - Vollständiger Dateiname mit Pfad und Erweiterung


Einstellungen
Hier werden die Hauptparameter eingegeben, solche wie Kennwortfolge, Anfragetyp, Dateien und Vorgehensweise mit den Anfragen, nachdem sie bearbeitet wurden.

Wortfolge
Kennwortfolge der Anfrage. Mit Hilfe dieser Wortfolge wird bestimmt, ob die Nachricht eine Dateianfrage ist, und welche Regel diese Anfrage bearbeiten soll.
Groß- und Kleinschreibung beachten
Schalten diese Option ein, wenn Sie wollen, dass die Groß- und Kleinschreibung beachtet wird. Als Standardeinstellung ist diese Option ausgeschaltet und es wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Dateien
Hier werden der Anfragetyp und die Dateien, die auf Anfrage an den Empfänger versendet werden angegeben.
Beliebige Dateien
Wählen Sie diesen Anfragetyp, wenn beliebige Dateien auf Anfrage versenden wollen. Der Dateiname muss dann in der Betreffszeile oder im Text der Nachricht angegeben werden. Bei der Anfrage können Sie auch Teile des Namens eingeben. Für die Sicherheit nutzen Sie die Archivierung der Dateien mit Kennwort. 
Ausgewählte Dateien
Wählen Sie diesen Anfragetyp, wenn Sie wollen, dass die in den Einstellungen angegebenen Dateien versendet werden.
Dateien
Dateien, die an den Nutzer auf Anfrage geschickt werden. Hier können Sie auch die Namensteile angeben.
Nach der Bearbeitung
Hier können Sie die Vorgehensweise mit den bearbeiteten Anfragen eingeben.
Keine Handlungen
Die Nachricht mit der Dateianfrage bleibt im Ordner "Posteingang".
Löschen
Die Nachricht mit der Dateianfrage wird in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben.
Verschieben
Die Nachricht mit der Dateianfrage wird in den ausgewählten Ordner verschoben.
Kopieren
Die Nachricht mit der Dateianfrage wird in den ausgewählten Ordner kopieren.
Diese Regel ist eingeschaltet
Diese Option bestimmt, ob die Regel bei der Bearbeitung der Anfragen benutzt wird. Wenn die Regel ausgeschaltet ist, wird sie ignoriert.

Zusätzlich
Hier werden die Sicherheitseinstellungen, die Versandart der Dateien und die Parameter der gesendeten Nachrichten eingegeben.


Sicherheit
Sicherheitseinstellungen f?r die gesendeten Nachrichten
Kennwort notwendig
Diese Option bestimmt, dass für die Anfrage ein Kennwort notwendig ist. Dieses Kennwort muss in der Betreffzeile oder im Text der Nachricht eingegeben werden. Siehe "Format der Dateianfrage" für mehr Details
Dateianfragen von allen Adressen erlauben
Die Dateianfragen werden von allen Nutzern gestattet.
Dateianfragen nur von ausgewählten Adressen erlauben
Dateianfragen werden nur von Adressen erlaubt, die in der Liste angegeben sind. Wenn eine Anfrage kommt, die allen Einstellungen bis auf die Nutzeradresse entspricht, wird diese Anfrage von der nächsten Regel bearbeitet. Z.B. können Sie verschiedene Regeln mit verschiedenen Kennwörtern von verschiedenen Nutzergruppen erstellen.
Versandeinstellungen
Einstellungen des Versands von Nachrichten
Dateien als Anlagen versenden
Gibt an, dass die angefragten Dateien als Anlagen versendet werden
Textbeschreibung in die Nachricht einfügen
Wenn diese Option eingeschaltet ist, wird im Text der Nachricht eine Beschreibung der Datei sein. Andernfalls enthält die Nachricht kein Text.
Beschreibungsschablone
Die Beschreibungsschablone wird zum Ausfüllen des Nachrichtentextes beim Dateiversand benutzt. Hier können Sie Vorlagen nutzen, die beim Versand der Nachricht durch richtige Daten ersetzt werden. Bei der Eingabe dieser Vorlagen spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle. Für die Eingabe des %-Symbols geben Sie diesen zweimal ein. Das Datumsformat können Sie im Einstellungsfenster ändern, das nach dem Klick auf die Schaltfläche "Datumsformat" erscheint. Die Vorlagen können Sie sowohl manuell mit Hilfe des Kontextmenü eingeben, als auch im Fenster "Vorlagen". In der Beschreibungsschablone können Sie folgende Vorlagen benutzen:
Variable Bedeutung
%Date% Systemdatum im Moment des Versands
%FileDate% Dateidatum
%FileSize% Dateigröße
%FullName% Vollständiger Dateiname mit Pfad und Erweiterung
%FileName% Kurzer Dateiname ohne Pfad und Erweiterung
Anlagen archivieren
Beim Versand der Dateien können diese archiviert werden, und das fertige Archiv wird dann an den Empfänger versendet. Z. B. brauchen Sie beim Versand von großen Dokumenten, diese nicht mehr jedes Mal manuell archivieren, sondern das Programm übernimmt es für Sie.
Kennwortgeschützt
Bei der Archivierung können Sie zum Schutz der Daten das Kennwort benutzen. Damit sichern Sie, dass Ihre Dateien nur diejenigen durchlesen, für die Sie auch bestimmt sind.
Dateien mit folgenden Erweiterungen nicht archivieren
Damit schließen Sie aus, dass die bereits archivierten Dateien noch mal archiviert werden. Außerdem können Sie hier verschiedene andere Erweiterungen angeben, damit z. B. die Grafikdateien nicht archiviert werden, damit der Empfänger sie gleich sieht, ohne sie auspacken zu müssen.
Archivname für mehrere Dateien
Wenn Sie mehrere Anlagen in einer Nachricht versenden, können diese in eine Datei archiviert werden. Als Standardname für ein Archiv wird "archive" verwendet.< /dl>
Dateien im Nachrichtentext versenden
Wenn dieser Parameter ausgewählt ist, werden die Text-, HTM-, und RTF-Dateien im Nachrichtentext versendet. Die Binardateien werden weiterhin als Anlage versendet.
Senden/Empfangen erzwungen ausführen
Wenn Sie in "Senden/Empfangen"-Einstellungen die "Automatische Übermittlung alle … Minuten" eingeschaltet haben, wird Outlook automatisch alle Nachrichten im Ordner "Ausgang" versenden. Wenn dieser Parameter ausgeschaltet ist, kommen alle Nachrichten in den Order "Ausgang" und werden nicht weitergesendet. Mit Hilfe des erzwungenen Senden/Empfangens wird die Nachricht sofort verschickt, unabh?ngig von den Einstellungen des Outlooks.
Nachrichten mit … Wichtigkeit versenden
Hier können Sie die Wichtigkeit der Nachrichten eingeben. Wenn Sie die Versandverwaltung mit Batched Mail verwenden, und die größte Wichtigkeit eingeben, werden solche Nachrichten zuerst versendet. 
Betreffzeile
Hilft Ihnen die Betreffzeile der Nachricht auszufüllen.
     

                                                                           



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