„File Fetch“ ist ein Add-In, das es ermöglicht, Dateien automatisch per E-Mail zu versenden, sobald eine spezifische Anfrage eingeht. Hier ist eine detaillierte Beschreibung des Tools und ein Anwendungsbeispiel:
- Hauptfunktionen und Vorteile:
- Automatischer Dateiversand: File Fetch versendet automatisch Dateien auf Anfrage. Dies ist besonders nützlich, wenn du häufig um bestimmte Dateien wie Preislisten gebeten wirst.
- Sicherheit und Kontrolle: Das Programm versendet nur die Dateien, für die du Zugriff freigegeben hast. Anfragen können durch Passwörter geschützt werden, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten. Gesendete Dateien können auch in passwortgeschützte Archive komprimiert werden.
- Anpassungsfähigkeit: Du kannst verschiedene Regeln für den Versand verschiedener Dateien einstellen und sowohl Anfragen als auch die gesendeten Archive durch Kennwörter schützen.
- Anwendungsbeispiel:
- Einrichtung und Anwendung: Nach der Aktivierung von File Fetch erstellst du eine Regel, indem du eine Schlüsselphrase festlegst, die in den Betreff der Anfrage-E-Mail aufgenommen werden muss. Du kannst auch das Passwort für die Anfrage bestimmen und weitere Einstellungen wie Komprimierung, Passwortschutz und Versandoptionen vornehmen. Um beispielsweise eine Preisliste zu versenden, erstellst du eine Regel mit der Schlüsselphrase „Preisliste senden“ und gibst die entsprechende Datei an, die versendet werden soll.
Wenn Sie häufiger gebeten werden, eine aktualisierte Version z.B. einer Preisliste zu versenden, oder wenn Sie schnell ein Dokument von einem anderen Computer benötigen, dann ist File Fetch genau das Richtige für Sie! Sie brauchen nur fünf Minuten, um die notwendigen Einstellungen vorzunehmen, und schon sparen Sie viele wertvolle Stunden.
Nachdem Sie MAPILab Toolbox installiert haben, stellen Sie sicher, dass File Fetch aktiviert ist. Überprüfen Sie dazu in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen), dass das Kästchen neben File Fetch aktiviert ist:
Nun müssen Sie eine Regel erstellen, dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ in den Regeloptionen (Extras | MAPILab Toolbox | File Fetch). Geben Sie dann auf der Registerkarte „Einstellungen“ die Wortfolge ein, die im Betreff der eingehenden E-Mail enthalten sein muss, damit File Fetch sie als Anfrage erkennt und bearbeitet. Um z.B. eine Preisliste automatisch zu versenden, geben Sie als Textfolge „Preisliste senden“ ein. Geben Sie dann die Datei an, die als Antwort auf diese Anfrage gesendet werden soll, sowie die Aktion, die nach der Verarbeitung auf die E-Mail angewendet werden soll:
Auf der Registerkarte „Weitere“ können Sie das Passwort für die Abfrage festlegen und einige weitere Voreinstellungen vornehmen: Komprimierung, Passwortschutz für das komprimierte Archiv, Versand der Datei als Anhang oder im Nachrichtentext, etc. Außerdem wird empfohlen, die Option „Senden/Empfangen erzwungen ausführen“ zu aktivieren:
Durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“ wird die Regel erstellt. Um die Preisliste zu erhalten, müssen Sie (oder Ihre Partner) nun eine Anfrage-E-Mail erstellen, die den Schlüsselbegriff im Betreff und ggf. das Passwort im Nachrichtentext enthält:
Nach dem Absenden der E-Mail erhält der Absender die gewünschte Datei:
File Fetch ist daher ein praktisches Werkzeug für alle, die häufig Anfragen für spezifische Dateien erhalten und diesen Prozess effizienter gestalten möchten.