„File Send Automatically“ ist ein Add-In, das für die automatisierte Versendung von Dateien per E-Mail konzipiert ist, sobald diese geändert werden. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und ein Anwendungsbeispiel:
- Hauptfunktionen und Vorteile:
- Automatisierung des Versands: Das Tool überwacht ausgewählte Dateien und versendet sie automatisch per E-Mail, sobald Änderungen vorgenommen werden.
- Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Versandprozesses kannst du viel Zeit sparen, da du nicht mehr manuell jede geänderte Datei versenden musst.
- Flexibilität: File Send Automatically ermöglicht es, eine oder mehrere Dateien in einer oder verschiedenen Nachrichten zu versenden. Zusätzlich kannst du Dateitypen in ausgewählten Ordnern überwachen und gesendete Nachrichten komprimieren.
- Weitere Optionen: Das Tool bietet die Möglichkeit, Dateien nach dem Versand umzubenennen, zu verschieben oder zu löschen und eine Wartezeit einzustellen, bevor die Datei versendet wird, um zwischenzeitliche Versionen zu vermeiden.
- Anwendungsbeispiel:
- Versand von Preislisten: Angenommen, du musst aktualisierte Preislisten an deine Partner versenden. Nach der Aktivierung von File Send Automatically erstellst du eine Regel, indem du den Namen für die Regel (z.B. „Preisliste für Partner“) und die zu versendenden Dateien festlegst. Du kannst auch den Betreff der E-Mail und die Empfänger auswählen. Zusätzliche Optionen wie das Komprimieren von Anlagen und das Verzögern des Versands um eine bestimmte Zeit nach der letzten Änderung sind ebenfalls verfügbar. Sobald diese Einstellungen vorgenommen sind, wird File Send Automatically die Preisliste automatisch an deine Geschäftspartner versenden, sobald Änderungen vorgenommen werden.
Überprüfen Sie nach der Installation von MAPILab Toolbox, ob File Send Automatically aktiviert ist. Stellen Sie dazu sicher, dass in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kontrollkästchen neben File Send Automatically aktiviert ist.
Als nächstes müssen Sie eine Regel erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ in den Regeloptionen klicken (Extras | MAPILab Toolbox | File Send Automatically). Geben Sie dann auf der Registerkarte „Einstellungen“ den Namen der Regel ein (z.B. „Preisliste für Partner“) und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus. Wenn Sie mehrere Dateien versenden möchten, können Sie die Option „Alle Dateien in einer Nachricht versenden“ aktivieren, so dass alle ausgewählten Dateien an eine Nachricht angehängt werden. Geben Sie dann den Betreff der Nachricht ein (z.B. „Aktualisierte Preisliste“) und bestimmen Sie die Empfänger der E-Mail:
Durch Klicken auf die Schaltfläche „Weitere“ auf der Registerkarte „Vorlage bearbeiten“ können Sie die Vorlage für den Text der Nachricht bestimmen:
Die folgenden Optionen können zusätzlich aktiviert werden:
- Anlagen komprimieren – Anhänge werden beim Versenden komprimiert, um die Größe der Nachricht zu reduzieren;
- Mit Verzögerung von XX Sekunden versenden – die Datei wird erst XX Sekunden nach der letzten Modifikation versendet.
Klicken Sie nun auf „OK“, um die neue Regel zu erstellen. Mit Hilfe dieser Regel wird File Send die Preisliste nach jeder Änderung automatisch an Ihre Geschäftspartner senden.
File Send Automatically ist somit ein ideales Werkzeug für alle, die regelmäßig aktualisierte Dokumente oder Dateien an ein festes Empfängerset senden müssen und den Prozess effizient und automatisiert gestalten möchten.