Mapilab Toolbox - File Send Automatically


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Aktuelle Version 3.4 von Mapilab Toolbox:
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Die Toolbox ist in deutsch, englisch und russisch erhältlich.



Anforderungen der  MAPILab Toolbox


  • Microsoft Outlook 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2002/XP;
  • Microsoft Windows 10, 8, 7, Vista, 2003, XP;








Mapilab Toolbox - 18 nützliche Outlook Erweiterungen

Einstellungen von File Send Automatically

Versand von geänderten Dateien per E-Mail. Wenn Sie oft verändernde Dateien haben, die per E-Mail verschickt werden müssen, können Sie das mit Hilfe von File Send Automatically automatisieren. Bei der Arbeit dieses Bestandteils werden Regeln benutzt, in denen die Einstellungen zum Versand der Dateien beschrieben sind. Sie können die Regeln bearbeiten, erstellen, löschen oder kopieren in der Zeile "Regeln" in den Einstellungen. Zum automatischen Versand der Regeln müssen Sie eine neue Regel erstellen, und dabei eingeben welche Dateien und an welchen Empfänger verschickt werden sollen. Nach dem Versand der Dateien können Sie diese umbenennen, in einen anderen Ordner verschieben oder löschen. Mit Hilfe der Schaltfläche "Test" können Sie überprüfen, ob die Regel funktioniert. Bei dieser&Uml;berprüfung wird die versandbereite Nachricht in den Ordner "Entwürfe" verschoben.


File Send Automatically
Allgemeine Einstellungen von File Send Automatically
File Send Automatically
Erweiterte Einstellungen von File Send Automatically

 Einstellungen
Hier können Sie solche Parameter eingeben, wie Name der Regel, Dateien zum Versand und Empfänger.


Name der Regel
Name der Regel wird zur Verwaltung der Regelliste benutzt. Sie können die Regeln bearbeiten, löschen, erstellen und kopieren in Regeln in Einstellungen des Programms.
Dateien
Hier können Sie die Dateien abgeben, die bei ihrer Veränderung automatisch versendet werden. Wenn Sie nur Teile des Dateinamen eingeben, werden alle veränderten Dateien versendet, die dieses Teil enthalten.
Alle Dateien in einer Nachricht versenden.
Schalten Sie diesen Parameter ein, wenn Sie wollen, dass alle gefundenen Dateien in einer Nachricht versendet werden. Andernfalls wird jede gefundene Datei in einer Nachricht versendet.
Betreff
Betreff der Nachricht, in der die gefundenen Dateien versendet werden.
Empfänger
Die Empfänger der Nachricht mit gefundenen Dateien. Damit die Dateien versendet werden können, müssen Sie mindestens einen Empfänger eingeben.
Diese Regel ist eingeschaltet
Wenn die Regel eingeschaltet ist, werden die veränderten Dateien verschickt, sofort wenn sie gefunden werden. Wenn Sie den Versand kurzzeitig unterbrechen wollen, schalten Sie diesen Parameter aus.

Zusätzlich
Hier werden solche Parameter eingegeben, wie die Weise der Dateianlage, Beschreibungsschablone, Vorgehensweise mit Dateien nach dem Versand, und die Parameter der gesendeten Nachricht.


Dateien als Anlagen versenden
Wenn dieser Parameter gewählt ist, werden die veränderten Dateien als Anlagen versendet.
Beschreibungsschablone
Die Beschreibungsschablone wird beim Ausfüllen des Nachrichtentextes genutzt. Hier können Sie Vorlagen nutzen, die beim Versand der Nachricht durch richtige Daten ersetzt werden. Bei der Eingabe dieser Vorlagen spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle. Für die Eingabe des %-Symbols geben Sie diesen zweimal ein. Das Datumsformat können Sie im Einstellungsfenster ändern, das nach dem Klick auf die Schaltfläche "Datumsformat" erscheint. Die Vorlagen können Sie sowohl manuell mit Hilfe des Kontextmenü eingeben, als auch im Fenster "Vorlagen". In der Beschreibungsschablone können Sie folgende Vorlagen benutzen:
Variable Bedeutung
%Date% Systemdatum im Moment des Versands
%FileDate% Dateiname
%FileSize% Dateigröße
%FullName% Vollständiger Dateiname mit Pfad und Erweiterung
%FileName% Kurzer Dateiname ohne Pfad und Erweiterung
%Path% Dateipfad
%Name% Kurzer Dateiname ohne Erweiterung
%Ext% Dateierweiterung
%Counter% Z?hler der gesendeten Dateien
Anlagen archivieren
Beim Versand der Dateien können die Dateien archiviert werden. Das fertige Archiv wird dann an den Empfänger gesendet. Zum Beispiel, brauchen Sie beim Versand großer Dokumente sie nicht mehr manuell archivieren, das Programm erledigt es für Sie automatisch.
Kennwortgeschützt
Bei der Archivierung können Sie zum Schutz der Daten das Kennwort benutzen. Damit sichern Sie, dass Ihre Dateien nur diejenigen durchlesen, für die Sie auch bestimmt sind.
Dateien mit folgenden Erweiterungen nicht archivieren
Damit schließen Sie aus, dass die bereits archivierten Dateien noch mal archiviert werden. Außerdem können Sie hier verschiedene andere Erweiterungen angeben, damit z. B. die Grafikdateien nicht archiviert werden, damit der Empfänger sie gleich sieht, ohne sie auspacken zu müssen.
Archivname für mehrere Dateien
Wenn Sie mehrere Anlagen in einer Nachricht versenden, können diese in eine Datei archiviert werden. Als Standardname für ein Archiv wird "archive" verwendet.
Dateien im Nachrichtentext versenden
Wenn dieser Parameter ausgewählt ist, werden die Text-, HTM-, und RTF-Dateien im Nachrichtentext versendet. Die Binardateien werden weiterhin als Anlage versendet.
Nach dem Versand
Hier können Sie die Vorgehensweise mit veränderten Dateien nach dem Versand eingeben. Dies hilft Ihnen die gesendeten Dateien zu archivieren, oder sie gleich nach dem Versand zu löschen. Die können die Datei gleichzeitig umbenennen und in den anderen Ordner verschieben.
Umbenennen
Nach dem Versand kann die geänderte Datei abhängig von den Umbenennungsparametern umbenannt werden. Umbenennungsparameter können im Umbenennungsfenster geändert werden. Dieses Fenster erscheint nach dem Klick auf die Schaltfläche "Parameter". Hier können die gleichen Vorlagen benutzt werden, wie in der Beschreibungsschablone. 
In einen Ordner bewegen
Nach dem Versand, kann die geänderte Datei in einen anderen Ordner bewegt werden. Wenn in diesem Ordner eine solche Datei bereits existiert, wird sie ersetzt.
Entfernen
Nach dem Versand, kann die geänderte Datei entfernt werden. In den Entfernungseinstellungen können Sie eingeben, ob die Datei in Papierkorb verschoben wird oder gleich gelöscht. Als Standard wird die Datei in den Papierkorb verschoben.
Mit Verspätung von … Sekunden versenden
Hier können Sie eingeben, wie schnell nach der Änderung der Datei, diese an den Empfänger verschickt wird. Dies kann nützlich sein, wenn Sie mehrere geänderte Dateien in einer Nachricht versenden wollen. Seien Sie aufmerksam, wenn Sie eine sich ständig verändernde Datei versenden wollen, z.B. ein Programmlogbuch. Wenn diese Datei ständig während der angegebenen Zeitspanne verändert wird, wird sie nie versendet.
Auf alle Dateien vor dem Versand warten
Schalten Sie diese Einstellung ein, wenn Sie mehrere verändernde Dateien haben, die Sie in einem Brief versenden wollen. Sobald alle Dateien verändert werden, werden sie versendet. Bitte beachten Sie, dass falls eine der ausgewählten Dateien nicht verändert wird, werden keine Dateien versendet.
Senden/Empfangen erzwungen ausführen
Wenn Sie in "Senden/Empfangen"-Einstellungen die "Automatische Übermittlung alle … Minuten" eingeschaltet haben, wird Outlook automatisch alle Nachrichten im Ordner "Ausgang" versenden. Wenn dieser Parameter ausgeschaltet ist, kommen alle Nachrichten in den Order "Ausgang" und werden nicht weitergesendet. Mit Hilfe des erzwungenen Senden/Empfangens wird die Nachricht sofort verschickt, unabhängig von den Einstellungen des Outlooks.
Nachrichten mit … Wichtigkeit versenden
Hier können Sie die Wichtigkeit der Nachrichten eingeben. Wenn Sie die Versandverwaltung mit Batched Mail verwenden, und die größte Wichtigkeit eingeben, werden solche Nachrichten zuerst versendet.


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