„Email Scheduler“ ist ein nützliches Add-In, das dir ermöglicht, den Versand von E-Mails in Microsoft Outlook nach einem bestimmten Zeitplan zu automatisieren. Hier ist eine detaillierte Beschreibung und einige Anwendungsbeispiele:
- Automatisierung des E-Mail-Versands: Mit Email Scheduler kannst du den Zeitpunkt für den Versand von E-Mails genau planen. Das Tool unterstützt auch das Anhängen von Dateien oder Ordnern, die nach einem Zeitplan versendet werden sollen. Es ist ideal für regelmäßige Aufgaben, wie das wöchentliche Senden von Berichten oder Preislisten.
- Anwendungsbeispiele:
- Dienstreisen: Wenn du auf einer Dienstreise bist und täglich Berichte an deinen Vorgesetzten senden musst, kannst du Email Scheduler verwenden, um diese Aufgabe zu automatisieren. Das Tool ermöglicht es dir, eine neue Nachricht zu erstellen und einen Zeitplan für den regelmäßigen Versand festzulegen, beispielsweise täglich während deiner Abwesenheit.
- Persönliche Erinnerungen: Du kannst Email Scheduler auch nutzen, um persönliche Erinnerungen, wie Geburtstagsgrüße, zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch zu senden. Dazu erstellst du einfach eine neue Nachricht und planst ihren Versand für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit.
Nachdem Sie MAPILab Toolbox installiert haben, stellen Sie sicher, dass der Email Scheduler aktiviert ist. Dazu muss in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kontrollkästchen neben Email Scheduler aktiviert sein:
Für die erste Aufgabe des ersten Beispiels, einen täglichen Bericht an den Vorgesetzten zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Nachricht“ in den Einstellungen des Email Schedulers (Extras | MAPILab Toolbox | Email Scheduler) und erstellen Sie die Nachricht, an die Ihr Report angehängt werden soll:
Sie müssen nun den Zeitplan angeben, nach dem diese Meldung versendet werden soll. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Nachricht einplanen“ klicken, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Art und Dauer der Wiederholung festlegen können. Aktivieren Sie hier die folgenden Optionen:
- Wiederholungen: Täglich;
- Jeden Arbeitstag.
Im Bereich „Wiederholungsdauer“ geben Sie das Datum ein, an dem die Nachricht zum ersten Mal versendet werden soll, die Uhrzeit für den täglichen Versand und das Datum, an dem der Versand enden soll. In Ihrem Fall ist dies der letzte Tag Ihrer Geschäftsreise:
Klicken Sie auf der Registerkarte „Anlagen“ auf die Schaltfläche „Dateien hinzufügen…“, dann auf „Ordner wählen…“ und wählen Sie den Ordner aus, in dem sich Ihr Ergebnisbericht befindet:
Im Register „Weitere“ geben Sie den Namen für diese Regel ein und aktivieren die Option „Senden/Empfangen erzwungen ausführen“, so dass diese Nachricht unabhängig von den Einstellungen in Microsoft Outlook gesendet wird. Zusätzlich können Sie die Option „Fällige Nachrichten beim Start von Outlook senden“ aktivieren, damit die Nachricht, falls sie nicht gesendet werden konnte (z.B. keine Internetverbindung), gleich beim nächsten Start von Microsoft Outlook gesendet wird.
Durch Klicken auf die Schaltfläche „Planen“ wird die erstellte Regel der Liste zugeordnet.
Für die Aufgabe aus dem zweiten Beispiel mit dem Geburtstagsschreiben an den Freund klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Nachricht“ und geben den Text der E-Mail ein. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Nachricht planen“ geklickt haben, wählen Sie die Option „Wiederholung: Einmalig“ sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der die Nachricht gesendet werden soll. Geben Sie im Reiter „Weitere“ einen Namen für die Regel ein, z.B. „Geburtstag“, und aktivieren Sie die Optionen „Senden/Empfangen erzwungen ausführen“ und „Fällige Nachrichten beim Start von Outlook senden“. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Einplanen“ klicken, wird Ihre E-Mail für das eingetragene Datum und die angegebene Uhrzeit eingeplant:
Email Scheduler erleichtert es dir, den E-Mail-Versand effizient zu organisieren, insbesondere wenn du regelmäßig E-Mails zu festgelegten Zeiten senden musst.